1 影响货币资金内控管理的因素
1 .1 货币资金内部控制目标
内部控制目标是管理者建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有4个:①货币资金的安全性。通过良好的内部控制,确保单位库存现金安全,预防被盗窃、诈骗和挪用。②货币资金的完整性。检查单位收到的货币资金是否已全部入账,预防私设“小金库”等侵占单位收入的违法行为出现。③货币资金的合法性。检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备。④货币资金的效益性。即合理调度货币资金,使其发挥最大的效益;提高货币资金使用效率。
1 .2 货币资金内部控制环境
所谓货币资金内部控制环境是对单位货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着单位内部控制能否实施或实施的效果,影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素:①管理决策者。管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素,特别在推行单位领导负责制的情况下,管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念等方面都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此,管理决策者本人应加强自身约束,同时通过民主集中制、党政联席会和集体联签等制度加强对其的监督。②员工的职业道德和业务素质。在内部控制的每个环节中,单位内部的各个岗位都处于相互牵制和制约之中,如果任何一岗位的工作出现疏忽大意,均可以导致某项控制失效,比如,空白支票、印章应分别由不同的人保管,如果保管印章的会计警惕性不高,出门不关抽屉,将使保管空白支票的出纳有机可乘。媒体中经常报道的因某项控制失控而造成出纳携款潜逃的案件屡见不鲜。③内部审计。内部审计是单位自我评价的一种活动,内部审计可协助管理者或单位领导者监督控制措施和程序的有效性,能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。
除此之外,影响货币资金内部控制环境因素还很多,如组织控制、管理控制、授权控制、分配责任的控制等等。要加强各单位的内部控制,就必须改善其控制环境。
2. 货币资金内控管理存在的问题
各单位的许多部门都有货币资金的收支,各部门的工作人员或收银人员都必须履行出纳的职责,所以货币资金的管理风险较大,很容易发生丢失、短缺现象,甚至被挤占和挪用。各单位在货币资金管理方面容易出现的问题主要在以下几方面:
(1)货币资金的收入环节。由于收银人员错记、漏记账单,乱开发票、随意擅定收费压价折扣等,造成收入不实。
(2)货币资金支出环节。财务人员未能按严格的支付审批审核程序处理账务,对重大货币资金支付业务未实行集体决策和集体审议联签,而由一人说了算。
(3)货币资金保管环节。未按规定分别保管票据与印鉴,未定期清查盘点货币资金,并形成定期清查盘点货币资金的制度化。
(4)计算机应用违规操作。实行电算化后,会计人员既从事数据的输入、输出工作,又负责数据的报送,存在对数据和程序进行人为修改、复制或删除的机会,从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁,也增大了会计人员作假舞弊的可能性。
上述问题出现原因主要在于单位内部会计控制制度还不够严密和完善,留有控制“死角”;单位内部员工的整体综合素质也有待提高,员工财会专业知识和能力的培训及职业道德方面的教育,工作责任心等方面有待加强。
3. 货币资金内控管理的有效途径
为解决各单位在货币资金内控管理方面有待提高的问题,首先应从制度上完善各单位的内部会计控制,特别要细化货币资金的内部控制制度,规范并完善各单位员工的工作程序和行为;特别是规范各单位财务人员的工作程序和行为。其次要抓好各单位人员素质方面的教育,保证内部会计控制的有效实施;同时,建立有效的考核制度和激励机制,调动人员的主观能动性。具体途径如下:
(1)建立和完善货币资金会计控制制度。要建立和完善适合各单位特点的、切实可行的会计内控制度,避免会计内控制度与实际应用相脱节。在执行过程中,应针对易发生问题和可能出现问题的环节,重点从以下几方面有效防范差错及舞弊行为,保护资金安全,提高资金使用率。①明确岗位职责权限,建立严格的授权批准制度。在设置岗位时必须分离不相容职务,实行内部牵制。凡涉及款项的收付、结算和登记的任何一项工作,都必须由两人或两人以上分工办理。做到收银和稽核相分离,会计和出纳相分离,保管和出纳相分离,采购和出纳相分离,计算机系统维护和日常操作管理相分离等等。明确各个岗位的权限范围,经办人员必须在授权范围内办理业务,严格按照规章制度执行操作规程和处理程序。②建立有效的财务稽核对证制度。业务的各个环节由多人控制,通过核对办法,保证账证相符、账实相符、账物相符,以避免舞弊行为发生。稽核人员要审查收银部门账单是否连号使用,金额是否正确,有否错记和漏登,账单压价、打折或毁单是否经有关授权人员签字确认等。要重视事后财务监督检查,即对各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的检查,对各单位现金、银行存款的控制、票据印章的保管、审批手续是否完备等情况进行检查监督,以保证内部会计控制执行过程的完善和严密。③实行岗位轮换制。进行岗位轮换可避免员工因长时间驻留某个岗位产生麻痹而可能导致的差错。实行岗位轮换制,还能挖掘职工的潜力,培养职工具备较全面的业务能力,成为各单位的复合型人才。④加强会计电算化操作控制。先进的电算化技术避免和消除了因手工操作引起的会计信息人为差异,并且提高了工作效率,但前提是必须保证原始数据的准确。电脑中的原始数据是由人工进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生错误,计算机无法识别,只会以错误的原始数据为基础进行各种计算工作。数据录入员对输入数据有疑问时,应及时核对,不宜擅自修改;输入内容有误的,需按系统提供的功能,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以更正。此外,应严格设置操作权限,程序员不能进入账务操作,以保证电脑系统财务数据的安全。
(2)加强对各单位财会人员的素质教育,注重财会人员综合素质的提高。财会人员是经济业务处理工作的主要承担者,其素质的高低直接关系到会计信息的质量。只有提高财会人员的综合素质,使之正确行使国家赋予的职权,才能抓好各单位的内部会计控制工作,防患于未然。①加强对财会人员的职业道德教育。要在财会人员中全面推进“爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、参与管理、强化服务”的教育,唤起财会人员高度的责任感和使命感,使其深刻领悟会计工作的重要性和社会价值,从而热爱本职工作,忠于职守;对财会人员实施系统的道德教育,使其增强履行职责和道德义务的自觉性,从而自觉地在职业生活中对思想品质进行自我改造,提高自身素养和自律能力。②加强对财会人员的业务素质教育。随着市场经济的发展,财会行业的专业性和技术性日趋复杂,对财会人员的业务素质要求越来越高。各单位应通过上岗培训和在职人员继续教育等渠道,使财会人员充实知识,更新知识,提高职业判断能力,不断丰富会计理论知识,提高业务工作能力。财会人员只有掌握了更多、更新的专业知识和技能,具备管理的知识结构,在经营活动中处理会计业务时,才能得心应手,有能力辨别正误,保证会计信息的真实性,减少因业务水平不够造成的人为差错和损失,保证会计信息的准确,确保各单位会计工作的质量。
(3)建立合理的考核机制和有效的激励机制,调动财会人员的积极因素。①对于内部会计控制的实行效果,各单位应制定出合理的考评体系,考核各项业务的执行是否符合既定的规范标准,是否使各单位的各项活动做到灵活有序,达到预期目标。在货币资金内部控制方面着重考核财会人员的操作程序是否合乎标准,控制是否严密,对管理活动是否发挥出应有的作用。严密的监督与考核,能真实地反映员工工作实绩,并可以稳定员工的工作情绪,激发其工作热情及潜能,从而提高工作效率。必须对内控制度体系的各组织之间进行纵向和横向的比较,肯定成绩,找出问题,综合分析,客观公正地给予考核评价。②为调动员工的积极性还必须采取有效的激励机制。激励机制分为物质奖励和精神奖励。恰当的物质奖励能调动员工积极性和激发员工工作热情。各单位可以通过层层考核、评选,对在会计内控制度上执行得较好的财务人员进行奖励,使财务人员充分感受到各单位对人才的重视及他们自身价值的体现。在物质奖励的同时,也需要精神激励,给予财会人员一定的荣誉和尊严甚至比给予物质奖励的作用更大。各单位应该充分地掌握员工心理,给予员工参与决策、提出合理化建议的平台,使他们在取得成绩的同时,获得较大的荣誉感和成就感。 |
